RichText versus description bij Relatics

Oude letterbak
Standaard

RichText en description zijn twee manieren om tekst in Relatics op te slaan. De meeste gebruikers kiezen unaniem voor RichText om tekst mee te typen: het lijkt veel meer op Word. Je kan er opsommingen mee maken, afbeeldingen mee invoegen en tabellen mee maken om maar een paar voordelen van RichText op te noemen. Het is dus duidelijk, waarom zou je รผberhaupt nog voor een description-veld willen kiezen? Toch zijn er redenen om niet altijd voor RichText te gaan maar toch te kiezen voor het description veld. In dit artikel willen we op deze redenen in gaan.

RichText lijkt meer op Word, dus waarom zou je รผberhaupt nog voor een description-veld willen kiezen?

Wat is RichText?

RichText werkt door op de achtergrond met behulp van HTML: welbekend van de websites! Dit artikel is er ook in geschreven. Een paragraaf met titel kan met de volgende HTML-code heel eenvoudig worden opgebouwd:

<h1>Dit is de titel van het hoofdstuk</h1>
<p>En hieronder begint dan dus de eerste paragraaf</p>

Maar dit is nog maar het begin. Met HTML kan je veel meer vastleggen: tabellen, opsommingen, afbeeldingen, kleuren, noem het maar op. Er worden zelfs applicaties (zoals Relatics bijvoorbeeld) mee gebouwd. Een krachtig middel dus en uitermate geschikt om de opmaak van tekst mee vast te leggen.

Tot nu toe nog steeds geen reden om geen gebruiken van RichText te maken. Echter data wordt nooit alleen in Relatics gezet om het daarin te houden. Je wilt er over communiceren met anderen: bijvoorbeeld met behulp van een document die je genereert uit Relatics. En dan blijkt RichText opeens ook nadelen te hebben.

Rapportages in Relatics

Voor het vervolg van verhaal is het nodig om te weten wat Altova Stylevision is. Relatics zelf kan namelijk geen Word/PDF of andere rapporten maken. Daar gebruiken ze een software oplossing voor die Altova Stylevision heet. Altova Stylevision is dus de applicatie waarin het rapport wordt gedefinieerd qua inhoudt en stijl. Relatics levert de data aan, Altova Stylevision maakt er vervolgens een mooi rapport van. Meer informatie hierover kan je vinden op de knowledgebase van Relatics:

Niet Relatics, maar Altova Stylevision genereert het PDF of Word document

Uitdagingen met Richtext en rapportages

Zoals gesteld levert Relatics dus de data aan en zet Altova Stylevision die data om naar een mooi PDF of Word document. Echter door de complexiteit van RichText kan Relatics deze niet direct doorgeven aan Altova Stylevision. Daardoor is er geen grip op hoe RichText in de rapportage terecht komt.ย Concreet kan je dan denken aan de volgende problemen:

  1. De opmaak zoals die in Relatics RichText is opgeslagen komt een-op-een in de rapportage terecht. Staat er dus in Relatics het lettertype Times new roman 12pt, dan kan daar dus geen Calibri 10pt van gemaakt worden (als dat bijvoorbeeld het standaard lettertype is van de rapportage). Het document zal daarmee dus erg โ€œonrustigโ€ worden en niet de standaard stijl hebben die je wenst (namelijk alles hetzelfde lettertype).
  2. Via een copy-paste actie kan veel “onnodige” ballast van bijvoorbeeld Word meekomen in het RichText-veld (zie de twee afbeeldingen onder deze opsomming voor het verschil). Alle opmaak wordt vanuit Word meegenomen, zodat het probleem onder 1) nog sterker optreedt.
  3. Afbeeldingen die in RichText worden gezet en te groot zijn voor de pagina zullen handmatig verkleint moeten worden in Relatics. Het is verstandiger om afbeeldingen los van RichText te houden (daar zijn veel mooie oplossingen voor te bedenken), want dan kan ervoor gezorgd worden dat deze nooit de maximale breedte van een pagina overschrijden.
Onnodige ballast meegekomen met een copy-paste actie

Onnodige ballast meegekomen met een copy-paste actie

Schone tekst zonder onnodige opmaak

Schone tekst zonder onnodige opmaak

Ongemakken met RichText

Hoewel de rapportages het duidelijkst problemen met RichText vertonen, zijn er nog een aantal andere redenen waarom het gebruik van description soms handiger is:

  1. De standaard filtering in een kolom werkt niet met RichText, over het algemeen werkt het description-veld meer zoals Relatics standaard werkt.
  2. RichText kan niet zomaar met de standaard functies en operators van Relatics gebruikt worden.
  3. Soms is het niet wenselijk dat een gebruiker de optie krijgt om hele proza te kunnen typen: het is dan juist belangrijk dat de tekst kort en bondig opgeschreven wordt. De beperking van het aantal karakters bij het description-veld kan dan juist gewenst zijn.
  4. Het downloaden van een tabel als Excel-bestand (xlsx) gaat fout met RichText, omdat de letterlijke inhoudt (de HTML) dan in Excel getoond wordt in plaats van de opgemaakte tekst.

Oplossingen voor de description beperkingen

De twee primaire redenen om RichText in plaats van een description-veld te gebruiken zijn:

  1. Het maximaal aantal karakters die je in een description kan invullen is 2000.
  2. Opsommingen (bullets).

Het is heel vervelend als gebruikers tegen de 2000 karaktergrens van een description-veld aanlopen. Na veel typewerk komt er opeens een foutmelding en al het werk is weg… Nadat dit รฉรฉn keer iemand overkomen is, wordt deze bijna paranoia bij het gebruik van het tekstveld in Relatics. Toch komt het niet vaak voor dat deze grens overschreden wordt. En in sommige gevallen is het zelfs wenselijk dat er niet hele proza wordt opgesteld. Een eistekst bijvoorbeeld moet niet te uitgebreid en complex worden dat deze moeilijk tot niet te begrijpen is. Zet dan met name context in een toelichtingsveld. Denk elke keer na of het echt wel wenselijk is dat mensen veel informatie in รฉรฉn veld kunnen typen.

Het niet eenvoudig kunnen maken van opsommingen bij descriptions is echter een veel sterkere reden om RichText te gebruiken. Het is echter wel degelijk mogelijk om ook opsommingen (hoewel omslachtig) in combinatie met het description-veld te gebruiken. Als je in Word de opsomming opbouwt, dan kan deze via copy-paste overgezet naar Relatics (opmaak komt bij het description-veld niet mee). Niet optimaal, maar het werkt wel. De enige randvoorwaarde voor deze workarround is dat er geen โ€œbijzondereโ€ icoontjes gebruikt mogen worden in de opsomming, dus gewoon de standaard rondjes gebruiken of een nummering (zie ook onderstaande afbeelding).

Opsommingen in description-veld

Opsommingen in description-veld

Wanneer dan wel RichText?

Waar het in het begin erop leek dat er geen reden was om het description-veld te gebruiken, lijkt dat aan het eind van dit artikel wel omgeslagen naar het tegenovergestelde. Dit is echter niet helemaal het geval. Bovenstaande problemen zijn met goede (werk)afspraken goed te voorkomen. Leg gebruikers duidelijk uit wat ze wel en niet mogen met het invoeren van tekst in RichText. Stel een protocol vast hoe je kan voorkomen dat er via copy-paste veel vervuiling meekomt qua opmaak. En in het laatste geval is nog altijd mogelijk om deze “vervuiling” op te schonen door de “Source” van de tekst aan te zetten in de RichText-editor (let wel: kennis van HTML is daarvoor wel een prรฉ). Wanneer gebruikers zich consistent aan de gemaakte afspraken houden, dan geeft het toepassen van RichText met rapportages geen enkel probleem! Blijven alleen de ongemakken over.

Via duidelijke (werk)afspraken zijn de problemen voor het gebruik van RichText met rapportages prima te voorkomen: echter moeten de gebruikers zich daar wel consistent aan houden!