Veel bedrijven gebruiken Sharepoint als document-management systeem. Veel applicaties kunnen eenvoudig integreren met Sharepoint, zodat bestanden centraal opgeslagen kunnen worden. Ook Relatics kan gekoppeld worden aan Sharepoint. De feitelijke documenten worden beheerd in Sharepoint, maar de context van de documenten staat in Relatics. Het is dus gewenst om een link te leggen tussen het document element in Relatics en het beheerde document in Sharepoint, zodat dezelfde informatie niet op twee verschillende plaatsen bijgehouden hoeft te worden.

 

Uitdaging

Deze interface is uitgevoerd met behulp van SOAP 1.2 webservices. Sharepoint heeft een beperkte webservice API, waardoor er vanuit Relatics een slim verzoek uitgestuurd moet worden om ervoor te zorgen dat er al een voorselectie heeft kunnen plaatsvinden op de mogelijke documenten die Sharepoint teruggeeft. Vergeleken met de Docstream koppeling gaat deze interface er vanuit dat in Sharepoint het document al bestaat, alvorens hij in Relatics gekoppeld wordt.

Oplossing

Met behulp van een receiving webclient wordt informatie opgevraagd in Sharepoint. Deze receiving webclient is gelinkt met het “Document” element in Relatics. Wanneer een gebruiker bij een opdracht een document wil selecteren, roept de selection extender de webservice aan om documenten op te vragen in Sharepoint die zich in de map van de opdracht bevinden. Wanneer de gebruiker een document selecteert, dan wordt een nieuw element aangemaakt met daarin de referentie naar het document in Sharepoint.

Realisatie

De SOAP 1.2 receiving webclient is aangemaakt in Relatics, waarbij een aantal parameters zijn voor gedefinieerd om de aanvraag voor Sharepoint te maken. De Listname wijst naar de List waarin de opdracht-documenten staan (deze is in dit geval constant). In de query wordt vervolgens gezocht naar een FileDirRef welke in deze casus overeen moet komen met de naam van de opdracht in Relatics. Er staat hier een value ingevuld, maar die kan later in een query overschreven worden. De queryoptions reguleren in welke vorm en volgorde de documenten worden teruggegeven Als laatste worden de viewFields gedefinieerd: de velden die door Sharepoint moeten worden teruggegeven. Bij authentication wordt er opgegeven hoe er ingelogd kan worden in Sharepoint. In dit geval is er een user Relatics aangemaakt in Sharepoint die rechten heeft om alle documenten in de list “3 Externe opdrachten” te zien.

Op basis van deze query geeft Sharepoint het volgende resultaat:

Deze XML is echter niet bruikbaar voor Relatics. Om tot een bruikbare XML te komen zal deze eerst met behulp van een XSLT omgezet moeten worden:

Het resultaat na deze XSLT kan opgepakt worden door Relatics. De velden die uit Sharepoint komen kunnen nu gemapt worden met de velden in Relatics.

Bovenstaande afbeelding laat zien dat de FileRef in de XML wordt gekoppeld aan de Description in Relatics. Verder wordt de naam van het bestand in Sharepoint gekoppeld aan de name-attribuut in Relatics. Om Relatics nu nog te melden dat het hier om instanties van het type-element document gaan, moet dit nog op het tab “connections” bij de webservices aangegeven worden.

De webservice is nu beschikbaar om gebruikt te worden in een selection extender. In onderstaande afbeelding is te zien hoe er bij de webservice al de standaardwaarden ingevuld zijn zoals ingesteld bij de webservice. Alleen de opdrachtnaam wordt nu overschreven, zodat enkel documenten zichtbaar worden die voor deze opdracht bedoeld zijn. Deze selection extender kan nu ontsloten worden op een tabel bij opdrachten waar documenten aan de opdracht geselecteerd kunnen worden.

Conclusie

De oplossing zoals hierboven beschreven maakt het mogelijk om Relatics te koppelen met Sharepoint. Echter een nadeel is dat de mappenstructuur van Sharepoint meegenomen wordt in de link in Relatics om het document terug te vinden. Wanneer in Sharepoint de structuur wijzigt, dan werken gelijk de links in Relatics niet meer. Verstandiger is om in Sharepoint gebruik te maken van de unieke Document ID in Sharepoint. Dit moet echter wel geactiveerd worden in Sharepoint voordat het werkt.