Veel organisaties hebben al een stap gezet of overwegen om objecttypenbibliotheken (OTL’s) en eisenbibliotheken op te zetten. Voor technici en ingenieurs is het cruciaal om niet alleen aandacht te besteden aan de initiële inrichting van deze bibliotheken, maar ook aan het voortdurend bijwerken en onderhouden ervan. Het is van essentieel belang om zowel bij de opzet als bij de dagelijkse werking oog te hebben voor de organisatie en structuur om de kwaliteit en effectiviteit van deze hulpmiddelen te waarborgen.

Hoewel standaardisatie aanzienlijke voordelen biedt, kan het risico ontstaan dat verantwoordelijkheden en rolverdelingen niet voldoende worden gedefinieerd. Voor technici en ingenieurs is het cruciaal dat de implementatie van een standaard samengaat met een heldere structuur van functies en verantwoordelijkheden. Zonder deze duidelijke rolverdeling kunnen taken rondom het beheer en onderhoud van een objecttypenbibliotheek (OTL) en eisenbibliotheek onvolledig of inefficiënt worden uitgevoerd, wat de effectiviteit van het systeem in gevaar kan brengen.

Standaardisatie en structuur zijn key

Standaardisatie kan, naast het opleveren van heldere processen en efficiënte samenwerking, ook helpen om inzicht te krijgen in de complexiteit van eisen en objecten binnen een organisatie. Zo kan een goed ingerichte OTL en eisenbibliotheek ervoor zorgen dat de informatie beter wordt beheerd en toegankelijker is voor alle betrokkenen.

Het opstellen van een objecttypenbibliotheek en eisenbibliotheek is echter slechts een onderdeel van het succes. De vraag die vaak onderbelicht blijft, is wie verantwoordelijk is voor het onderhoud ervan? Wie houdt de bibliotheken up-to-date, zorgt voor de naleving van standaarden, en beheert wijzigingen? Hier ligt een belangrijke organisatorische uitdaging: het creëren van een duidelijke taakverdeling en het inrichten van een beheermodel voor deze bibliotheken.

BOMOS als start-up of spiegel

Een goed startpunt voor een raamwerk dat organisaties kan helpen bij het organiseren van de verantwoordelijkheden rondom het beheer van standaarden en bibliotheken is het Beheer- en Ontwikkelmodel voor Open Standaarden (BOMOS). Dit raamwerk, afgeleid van NEN 2522, helpt organisaties niet alleen met de technische aspecten van standaardisatie, maar richt zich ook specifiek op de organisatorische kant.

BOMOS biedt handvatten voor de inrichting van rollen en verantwoordelijkheden, en legt een duidelijke structuur vast voor het beheer en de ontwikkeling van standaarden. Zo wordt er binnen BOMOS bijvoorbeeld onderscheid gemaakt tussen verschillende rollen, zoals de standaardbeheerder, de ontwikkelaar, en de eindgebruiker. Deze rollen zorgen ervoor dat alle taken en verantwoordelijkheden duidelijk zijn afgebakend, waardoor er minder risico ontstaat op gaten in het beheerproces. Met BOMOS kunnen organisaties zorgen voor een continue ontwikkeling van hun standaarden, waarbij governance een centrale rol speelt. Dit zorgt niet alleen voor duidelijke eigenaarschap, maar ook voor een gestructureerd proces om wijzigingen door te voeren en te controleren of de standaarden actueel blijven.

Spiegel aan BOMOS als er al een bestaande organisatie structuur is

Hoewel BOMOS een effectief model biedt voor het organiseren van rollen en verantwoordelijkheden, kunnen organisaties ervoor kiezen hun eigen structuur en functiehuis te hanteren. Dit kan noodzakelijk zijn wanneer interne processen of specifieke eisen afwijken van de standaard BOMOS-aanpak. Belangrijk hierbij is dat de organisatie zich spiegelt aan BOMOS om te waarborgen dat alle noodzakelijke verantwoordelijkheden volledig zijn afgedekt.

Een eigen structuur biedt flexibiliteit, maar het is cruciaal dat de verantwoordelijkheden helder zijn vastgelegd en dat niets over het hoofd wordt gezien. Organisaties moeten ervoor zorgen dat hun functiehuis duidelijk beschrijft wie verantwoordelijk is voor welke onderdelen van de bibliotheek, zoals de objecttypenbibliotheek (OTL) en eisenbibliotheek.

Daarnaast moet dit functiehuis niet alleen rollen en verantwoordelijkheden vastleggen, maar ook beschrijven hoe taken worden uitgevoerd, welke bevoegdheden medewerkers nodig hebben, en hoe rapportagelijnen lopen. Door een eigen structuur op deze manier te spiegelen aan het BOMOS-model, kan een organisatie er zeker van zijn dat haar interne processen volledig en effectief blijven, zonder dat er cruciale aspecten van het beheer en onderhoud van de bibliotheek worden gemist.

Communicatie over structuur en werkwijze

Bij het opzetten van een eigen structuur, of deze nu gebaseerd is op BOMOS of een eigen functiemodel, is het van cruciaal belang dat alle taken en verantwoordelijkheden rondom het beheer van de bibliotheek volledig afgedekt zijn. De verdeling van taken moet zodanig zijn dat elke stap in het beheerproces duidelijk is toegewezen aan een verantwoordelijke. Dit garandeert dat de bibliotheken actueel blijven en voorkomt miscommunicatie over wie welke wijzigingen moet doorvoeren of controleren.

Naast volledige dekking is transparante communicatie binnen de organisatie essentieel. Zorg ervoor dat de werkwijzen en verantwoordelijkheden niet alleen intern duidelijk zijn, maar ook breed gedeeld worden via platforms zoals het intranet of interne portals. Zo kunnen medewerkers altijd toegang krijgen tot informatie over de processen en hun rol daarin. Uitleg van procedures, verantwoordelijkheden, en escalatieroutes dient duidelijk en toegankelijk te zijn voor iedereen die betrokken is bij het beheer van de bibliotheek.

Bovendien is het belangrijk om escalatieprocedures in te richten. Als een medewerker merkt dat bepaalde standaarden niet worden nageleefd of dat er fouten optreden, moet er een heldere route zijn om deze problemen te melden en op te lossen. Het opstellen van een governance-model met duidelijke verantwoordelijkheidslijnen helpt om dergelijke situaties effectief te beheersen en zorgt ervoor dat er tijdig actie wordt ondernomen.

Door zowel de structuur als de communicatie zorgvuldig op te zetten, creëer je een omgeving waarin medewerkers niet alleen weten wat hun taken zijn, maar ook hoe ze problemen kunnen signaleren en oplossen.

De praktische toepassing van BOMOS voor een OTL

In onderstaande afbeelding staat weergegeven welke rollen er vanuit BOMOS van toepassing zijn op de ontwikkeling van een bibliotheek voor een programma.

De compleet ingerichte organisatie rondom een OTL en/of bibliotheek ziet er dan alsvolgt uit. De volgende functies en verantwoordelijkheden moeten worden ingevuld:

Rol	Korte beschrijving
Financier	Verantwoordelijk voor het financieren van het ontwikkelen en beheren van standaarden.
Houder:	Eindverantwoordelijk voor het ontwikkelen en beheren van een standaard. De eigenaar bepaalt de scope en het doel van een standaard, en bepaalt de principes en de uitgangspunten die worden gehanteerd bij ontwikkeling en beheer.
Autorisator	Keurt een standaard goed. Toelichting: een autorisator kan een persoon, organisatie of groep van personen en organisaties zijn. Het is aan de eigenaar om de autorisator te benoemen. Een autorisator bevat vaak een vertegenwoordiging van stakeholders, die als persoon of organisatie ook de rol gebruiker hebben.
Functioneel beheerder (kennisregisseur)	Verantwoordelijk voor het proces van ontwikkelen en beheren van standaarden, binnen de kaders van de gemaakte afspraken en afgesproken governance. Toelichting: de functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het proces van ontwikkelen en beheer van de inhoud van standaarden. Hiervoor werkt hij nauw samen met experts, gebruikers, de technische beheerder en de distributeur. De functioneel beheerder heeft vaak een regie voerende rol. Resultaten van het proces worden voorgelegd aan de autorisator.
Expert	Brengt specifieke noodzakelijke expertise in ten behoeve van het ontwikkelen of beheren van een standaard. Toelichting: verschillende type experts kunnen, afhankelijk van de standaard, noodzakelijk zijn. Veel voorkomende experts zijn domein-inhoudelijk SE-kennis, kostendeskundige. Vaak voorkomend is ook een vertegenwoordiging ervaringsdeskundige stakeholders die als persoon of organisatie ook de rol gebruiker hebben.
Technisch beheerder	Verantwoordelijk voor het technisch beheren van standaarden. De technisch beheerder zorgt voor de inrichting en beheer van een technische omgeving die noodzakelijk is om de artefacten die onderdeel zijn van de standaard te ontwikkelen (OBO) en vrij te geven (Bieb/Platform) Toelichting: De technisch beheerder is verantwoordelijk voor de technische omgeving waarin de artefacten, die in beheer zijn, worden onderhouden. Zo’n technische omgeving zal bestaan uit het geheel aan ICT-middelen (tools, hardware, netwerken, e.d.) die noodzakelijk zijn om het functioneel beheer uit te kunnen voeren op de standaard. Onder de verantwoordelijkheid van de technische beheerder valt o.a.. het kunnen toepassen van versiebeheer op de technische omgeving en het beschikbaar stellen en houden van de technische omgeving, in overleg met de functioneel beheerder.
Distributeur	Verantwoordelijk voor het distribueren en communiceren van de standaarden naar de beheeromgeving. Stelt releases van verzamelingen van kennisdocumenten en standaardeisen beschikbaar, conform de afspraken. Stelt gebruikers in staat contact op te nemen, de standaard te verkrijgen en informeert over de beschikbaarheid. Stelt de functioneel beheerder op de hoogte van aangedragen verbeterpunten. Stelt alle betrokkenen op de hoogte van de achtergrond voor de overgang naar de nieuwe versie.
Gebruiker	Gebruikt de informatiebouwstenen op gewenste, vastgestelde wijze en conform het vastgestelde doel. Kan commentaar en/of wijzigingsverzoeken indienen m.b.t. de standaard

Neem contact met ons op

Bent u benieuwd hoe wij uw organisatie kunnen helpen om de standaarden te borgen in de organisatie? Neem vrijblijvend contact met ons op voor meer informatie over onze diensten en prijzen.
Bel ons op 079 302 00 00, stuur een e-mail naar info@van-loenen.org, of vul het contactformulier in.