Gebruik Relatics, ook in de Tenderfase

Wanneer bel je Van Loenen? Als je iets beloofd hebt wat je eigenlijk niet waar kunt maken. Als je een oplossing nodig hebt om je project toch een succes te laten worden. 

Oprecht: voor elke klant lopen wij hard. Het maakt ons niet uit of je nu op tijd begonnen bent met iets als procesmanagement of het toepassen van Systems Engineering op je project. We zijn ondertussen gewend om op een rijdende trein te springen.

Toch geldt ook in ons vak: voorkomen is beter dan genezen. Daarom deze post. Klanten die bij ons aankloppen zijn echt niet allemaal in de stress. Ze hebben eigenlijk altijd wel een ding gemeen: ze hebben een project of programma gescoord en willen het anders gaan doen, vooruitgang boeken. Zorgen dat ze niet in valkuilen stappen.

Bij de een is dat weg met Excellijstjes, tabs en versies waar je geen touw meer aan kunt vastknopen. Een ander wil graag gestructureerd samenwerken in een systeem. Een derde werkt al lang gestructureerd en wilt het systeem gaan inzetten om te gaan uniformeren aan NEN normen om daar ook voordelen uit te halen. Stuk voor stuk leuke trajecten om klanten in te begeleiden te voorzien van ondersteunende tooling.

Pionieren

De afgelopen periode kregen we een verzoek binnen van een gewaardeerde klant. Eentje waar we al jaren mee oplopen en steeds een stukje verder gaan qua procesondersteuning in Relatics. Een klant die nu de uitdaging aangaat om ook al in de tenderfase met het gestructureerd werken in Relatics. Durf haar gerust een pionier te noemen. We ontwikkelen op dit moment mee met de tenderplanning: korte doorlooptijd van ontwerp tot oplevering. De eerste reacties zijn enthousiast. Echt waar: het loont! We raden dit traject iedereen aan die een dergelijke module nog niet heeft of het enthousiasme niet herkend. 

Winnen is geen gunning

We weten allemaal dat in de nieuwe contractvormen (degene waar geld in te verdienen is op basis van slimme inhoud) het winnen niet ligt in het gunnen maar in de kwaliteit en creativiteit van de aanbieding. Wat draagt bij aan de kwaliteit en creativiteit? Alle waardering voor de professionals die op het gebied van creativiteit met de mooiste, in het oog springende oplossingen komen. Onze bijdrage aan de winst ligt aan het feit dat we de tooling zo inrichten en ook support leveren om met zo min mogelijk effort een tender succesvol in te dienen.

Voorbeelden van punten waarop wij inzetten in dit traject zijn:

• Documentmanagement:
  • Sharepoint koppeling waarin alle documenten opgeslagen worden en beschikbaar zijn in de Relatics omgeving.
• Faciliteren van samenwerken
  • Activiteiten kunnen worden verdeeld
  • Voortgang op de werkzaamheden gemonitord.
• Historie rondom werkzaamheden wordt vastgelegd en is herbruikbaar.
  • Vragen en antwoorden kunnen op diverse niveau’s worden opgeslagen.
  • In verdere fases van het project (na gunning) is alle informatie nog gestructureerd beschikbaar.
• Een Tender opbouwen als een project in de tenderfase geeft een stevig fundament voor het vervolg.
  • Door het opbouwen van de diverse ‘bomen’ in een vroeg stadium kunnen risico’s ook beter worden ingeschat.
  • Onvolkomenheden in de uitvraag van OG komen eerder aan het licht in een gestructureerde model.

Doe het samen

Denk je na over het inzetten van Relatics in de tenderfase? Bespreek het intern. Zoek een geschikte tender en een collega met wie je die extra mile loopt! Of bel ons met je vraag of idee en wij denken dan alvast met je mee.