De GWW- en infrasector staat voor een enorme renovatie- en vervangingsopgave. Om snel en flexibel te kunnen handelen bij het onderhoud van wegen, bruggen en tunnels, kiezen opdrachtgevers steeds vaker voor een relatief nieuwe contractvorm: de bouwteam-raamovereenkomst (conform het Model Bouwteam DG2020 / DG2025). Het idee is super goed: je gunt vooraf het contract, en zodra er onderhoud nodig is, start je een nadere opdracht in bouwteamverband. Maar hoe beheers je de techniek, risico’s en de enorme berg eisen in je informatiesystemen als de scope per object continu verschuift?

Hoe combineer je flexibiliteit met het SE V-model

Binnen Systems Engineering (SE) is structuur heilig. Het klassieke V-model gaat uit van een lineair proces: je stelt de eisen vast, de markt bouwt het, en je verifieert of het klopt. Dit vereist een stabiele ‘baseline’.

Bij een raamovereenkomst voor variabel onderhoud is die basis er juist niet. Je weet vooraf immers nog niet exact welke tunnelventilator vervangen moet worden of welke asfaltlaag onderhoud nodig heeft. Zodra een acute nadere opdracht (nadere overeenkomst) wordt verstrekt, ontstaat er direct een flinke uitdaging op het gebied van informatie- en eisenmanagement:

• Hoe houd je de eisensets per nadere opdracht actueel en juridisch zuiver?
• Hoe voorkom je dat ad-hoc aanpassingen in een tunnel de centrale ‘as-built’ database van de assetmanager vervuilen?
• Hoe behoud je het overkoepelende overzicht over alle verschillende opdrachten die tegelijkertijd lopen?

Om dit datatechnisch in te richten, zijn er in de praktijk twee beproefde opties. Welke opties zijn dat, en wanneer kies je voor welke optie?

Optie 1: De ‘Familie-omgeving’ (Alles in één project via slimme scopes)

In dit model breng je de basiseisenset (de moeder) en alle specifieke nadere opdrachten (de kinderen) samen binnen één en hetzelfde project. In plaats van de data fysiek te splitsen over verschillende databases (project omgevingen), splitsen we de informatie op basis van unieke, dynamische ‘scopes’ en rollen/rechten.

• Wanneer te kiezen? Ideaal voor een hoge frequentie van kleinere tot middelgrote nadere opdrachten, waarbij vaak dezelfde (of een select aantal) aannemers betrokken zijn.
• Voordelen: Geen ingewikkelde model-constructies in het systeem nodig. Omdat alle data in één project omgeving zit, is een overkoepelend koepel-dashboard (het helikopteroverzicht voor bijvoorbeeld het IPM team) realtime en zeer eenvoudig te realiseren.
• Aandachtspunt: Je leunt zwaar op het autorisatiematrix-systeem. Rollen en rechten moeten feilloos zijn ingericht zodat Aannemer A absoluut niet in de scope van Aannemer B kan kijken of wijzigen.

Optie 2: De ‘Moeder-Kinderen omgevingen'(Per project een aparte omgeving, gekoppeld aan de basisomgeving)

In dit scenario kies je er heel bewust voor om voor elke nadere opdracht een fysiek losstaande, unieke contractomgeving (projectomgeving) in te richten. De relevante basiseisen worden aan de start eenmalig gekopieerd uit de Master-omgeving en volledig ‘bevroren’ in de projectomgeving van de specifieke opdracht.

• Wanneer te kiezen? Bij zeer grote, risicovolle of technisch hoogcomplexe nadere opdrachten (denk aan de volledige renovatie van één specifieke tunnel binnen het raamcontract). Of wanneer je werkt met veel verschillende, concurrerende marktpartijen die gelijktijdig opdrachten uitvoeren.
• Voordelen: Maximale juridische en operationele scheiding. Er is nul risico op datalekkage of ongewenste kruisbestuiving tussen opdrachten. De aannemer heeft zijn eigen ‘zandbak’ waarin hij ongestoord kan ontwerpen, verifiëren en valideren zonder dat het invloed heeft op de rest van de organisatie.
• Aandachtspunt: De koepelomgeving (het overzicht over de projecten heen) is complexer te realiseren, omdat data uit verschillende bronnen geaggregeerd moet worden. Ook vereist de afronding (de data weer netjes terugkrijgen in de Master-omgeving) een strak gestructureerd data-acceptatieproces.

Grip op data is grip op het project

Er is geen one-size-fits-all oplossing. Soms vraagt de omvang van een scope vanwege legitieme redenen om een aparte omgeving, soms vraagt de snelheid van het proces om de efficiëntie van een familie-omgeving. Dit geldt voor infraprojecten, maar net zo goed voor complexe IT-omgevingen, hightech installaties of de utiliteitsbouw.

Benieuwd welke inrichting het beste past bij jouw projecten? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende sparringsessie.