In gesprekken met (onder)aannemers in de infra-keten proberen we over te brengen dat de Systems Engineering methodiek welliswaar extra inspanning kost bij de start van een project, maar uiteindelijk die inspanning de waard is. De artikelen van straal- en schildersbedrijf Feijnoord vullen dit perfect aan!

https://www.feijenoord.net/system-engineering

De theorie

Systems Engineering is een gestructureerde specificatie-, ontwerp- en uitvoeringsmethodiek. Op basis van de vragen van een klant wordt op een gestructureerde manier een vertaling gemaakt naar een specificatie. Hierbij staat het beoogde gebruik van het product centraal. De specificatie bevat de eisen die gesteld zijn aan het product. Het product wordt ontwerpen op basis van en getoetst aan deze eisen. Hierbij wordt rekening gehouden met de gehele levenscylcus. Tijdens de uitvoering wordt gecontroleerd of het beoogde gebruik daadwerkelijk geleverd wordt.

De praktijk

Het in de praktijk brengen van deze methodiek vergt inspanning vanaf het begin van het project. Deze inspanning is gevraagd op minimaal twee niveau’s. Ten eerste begint ze op organisatie niveau met het in kaart brengen van de project processen. Hiervoor is interne samenwerking vereist. Waar processen nog niet gestructeerd zijn wordt er een inhaalslag gemaakt. Dit vergroot de efficienty vaak al met een grote stap. Het geeft medewerkers houvast en afspraken die nageleeft kunnen worden. Het in kaart brengen van project processen is een vereiste voor het ‘SE-proof’ maken van het project. Als je niet weet hoe informatie door een organisatie gaat heeft het vastleggen van informatie geen zin. 

Op het project niveau begint het met het vastleggen van de beschikbare informatie op een eenvoudige, gestructureerde, efficiente en effectieve manier. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het opslaan van documenten op een centrale voor iedereen bereikbare plek, maar ook aan een toegankelijke database waar klantvragen en eisen te vinden zijn. Een groot deel van de medewerkers heeft hier dag dagelijks mee te maken. Het kost inspanning om alle medewerkers zo te laten werken. De vastgestelde structuren (zoals objectenboom of werkpakketten) helpen om dezelfde taal te spreken en informatie keer op keer terug te vinden. Een klein deel van de organisatie is ‘specialist’ en helpt mee het proces en overzicht te bewaken. Samen zorg je ervoor dat Systems engineering op een project werkt. 

User story

In de artikelen van straal- en schildersbedrijf Feijnoord zijn de voordelen van de Systems Engineerings methodiek prachtig opgesomt. Een mooi voorbeeld van een (onder) aannemer in de infra-keten die van goede voorbereiding meer dan het halve werk maakt! Wij lezen in de artikelen dat ze theorie en praktijk weten om te zetten in resultaat. Met name (onder) aannemers in de infra-keten boeken winst als ze processen op orde hebben en informatie (digitaal) vastleggen. Wij blijven deze boodschap over brengen.

Tooling

De tooling ansich is niet de succesfactor. Voor (onder) aannemers of (kleine) projecten kan Excel in eerste instantie prima werken. Zeker voor het adoptieproces binnen deze organisaties. Om over te stappen vanuit de tradionele manier van werken over te stappen naar de Systems Engineering methodiek vraagt een andere manier van denken en werken. Complexe tooling die deze manier van denken en werken volledig ondersteunen zijn niet 1-op-1 geschikt voor een eerste stap. 

Als de betreffende organisatie onderdeel is van een keten (zoals in het voorbeeld) is het handig om tooling te gebruiken die beschikbaar is. Werk samen met (hoofd)aannemer of Opdrachtgever. Ervaar, leert en verbeter door de (extra) inspanning samen uit te voeren. Hierna is het altijd mogelijk zelfstandig tooling te ontwikkelen. Denk hierbij aan een template in Relatics of inzet van Metacom Online. Deze helpen bij de verdere integratie van de SE methodiek.

Toekomstbestendig

De trend in de brede bouwwereld (Rail, Infra, Utillity) is dat het gebruik Systems Engineer methodiek nog steeds aan terrein wint. Waar de een net begint is de ander al aan het denken over het integreren van SE met BIM en GIS. Neem contact met ons op om vrijblijvend de kansen van SE binnen uw organisatie te verkennen.