Volgende week gaan we met een van onze projecten een nieuwe fase in. Vorig jaar zijn we begonnen als kwartiermaker VIS (Vastgoed Informatie Systeem) binnen een gemeentelijke organisatie. In ons plan van aanpak hebben we beschreven hoe we door middel van een aantal methoden tot een Programma van Eisen zouden komen voor het te introduceren systeem. Er was een (online) klik en we zijn samen gestart.
Door de gesprekken met de opdrachtgever en de overige interne stakeholders, werd het DNA van de betrokkenen steeds duidelijker. Topeisen werden opgesteld, raakvlakken bepaald en uiteindelijk kwam het programma van eisen tot stand. Een mooie verzameling van eisen om alle statische en dynamische informatie rondom assets, en ook haar gebruikers, op te slaan. Tot zover verliep alles volgens het plan van aanpak.
Naast het opstellen van het programma van eisen is ook de IST situatie rondom assetmanagement in kaart gebracht: welke applicaties zijn er al en welke processen worden er uitgevoerd. De combinatie van het resultaat van de IST inventarisatie en het opgestelde programma van eisen leverde een opmerkelijk resultaat.
In het applicatielandschap stond namelijk TOPdesk. Deze applicatie werd al gebruikt door andere afdelingen, was dus al in beheer en was oorspronkelijk ook al eens bedacht om te dienen als assetmanagement tool. Indertijd was het er niet van gekomen, de behoeften gingen net iets verder dan wat TOPdesk toen kon leveren.
Uit navraag bleek dat de ontwikkelingen bij TOPdesk ook niet stil hadden gestaan de afgelopen jaren. Die ontwikkelingen lijken aan de sluiten bij de behoeften van de organisatie.
Waarom verder zoeken naar een nieuwe oplossing als TOPdesk misschien wel passend is? Een nieuwe applicatie ernaast staat dan eigenlijk al op 2-0 achterstand. TOPdesk is al bekend bij een groot deel van de gebruikers die erin zou moeten gaan werken en er is al een interne (functioneel)beheer organisatie.
We zoeken dus even niet verder. We hebben sinds deze week een testomgeving met actuele data in combinatie met de laatst beschikbare features van TOPdesk beschikbaar. Komende week start het opbouwen van een prototype inrichting specifiek voor vastgoed beheer (objecten en gebruikers).
To be continued!