Relatics Docstream koppeling

Standaard

De kracht van Relatics ligt in het opslaan van informatie. Docstream is beter in het beheren van documenten. De combinatie van de twee maakt een sterk team. Voor een klant is deze koppeling gerealiseerd, om de documentenstroom (1000+) in het project strak gecoordineerd te houden

Het proces

Voordat de koppeling opgezet kan worden is het belangrijk om de het proces scherp te hebben:

  1. Omdat de context van het document in Relatics staat, ontstaat een document in Relatics.
  2. Vanuit Relatics wordt een document geüpload in Docstream via een speciale upload-pagina. Via deze pagina wordt het unieke ID vanuit Relatics meegestuurd naar Docstream.
  3. Vanaf nu gebeurd het versiebeheer van het document in Docstream.
  4. Via een webservice kan metadata van het document in Relatics getoond worden, inclusief een link naar de laatste versie van het document

Omdat de webservice voor het ophalen van de metadata het eenvoudigst te realiseren is, beginnen we daarmee. Later wordt de upload functionaliteit toegevoegd om met name het unieke ID uit Relatics zeker in Docstream te krijgen. Dit garandeerd dat de metadata in Docstream altijd terug te vinden is.

Als laatste willen we dat een gebruiker met zijn eigen inlog in Docstream de informatie ophaalt en bekijkt. Op deze manier wordt er voorkomen dat gebruikers dingen kunnen zien / doen vanuit Relatics die ze in Docstream niet mogen zien of doen.

Ophalen van metadata uit Docstream

Docstream ondersteunt SOAP 1.2 niet (wel 1.1, maar die wordt weer niet door Relatics ondersteunt), dus is er gekozen om te werken met een HTTP POST oplossing. Om dit te bereiken moet allereerst de webservice in Relatics aangemaakt worden: de WebService Receiving Client (HTTPPost).

Vervolgens moet de RequestURI worden ingevuld. Dit is de lokatie waar de informatie te vinden is voor de webservice. In onderstaande screenshot is ons voorbeeld te zien.

1429544018_full.png

Om de juiste informatie te halen uit Docstream moeten we nu parameters meegeven met de URI. Allereerst zijn dit de username en password, om toegang te krijgen tot Docstream. Als we hier stoppen, krijgen we de complete mappenstructuur met documenten als antwoord uit Docstream.

Resultaat uit Docstream zonder filter

Filtering in deze complete dataset kan met behulp van twee parameters uitgevoerd worden: fieldKey en fieldValue. Met fieldKey wordt bepaald in welk veld gezocht moet worden en met fieldValue naar welke waarde. Dus bijvoorbeeld:
fieldKey=documentNaam&fieldValue=Berekening
Op basis van deze filtering wordt nu alleen de metadata getoond van de documenten die voldoen aan dit filter.

Resultaat uit Docstream met filter

Op basis van deze XML-data kan nu de webservice in Relatics verder ingeregeld worden. In dit geval zijn we geïnteresseerd in een aantal velden die beschikbaar zijn in deze XML: de naam van de document, de status van de document, de link naar het document en het versienummer. Al deze informatie moet nu vanuit de XML gemapt worden op velden in Relatics.

Mapping van XML op velden in Relatics

Door nu op het vergrootglas rechtsboven op de detailpagina van de webservice in Relatics te klikken, kan je testen of de instellingen ook werken zoals verwacht.

Testresultaat van de webservice in Relatics

De webservice is nu beschikbaar voor gebruik in de queries.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *