SummerBlog 3 | Datamanagement uitdagingen

datamanagement teamwork
Standaard

Digitaliseren in het persoonlijke domein gaat de laatste jaren met een hoog tempo. Niemand kan meer buiten de oplossingen die middels Big data en de Cloud binnen handbereik gebracht worden. Ook voor bedrijven bieden deze oplossingen nieuwe mogelijkheden om hun processen te optimaliseren. Om dit echter tot een hoger plan te tillen valt of staat alles met het bij elkaar brengen van de juiste mensen. Een dergelijke afdeling komt er vaak pas als het management overtuigd is van het belang van goed datamanagement. Bij onze werkzaamheden komen we een aantal valkuilen tegen waardoor het Γ©cht digitaliseren lastig blijkt te zijn. In deze blog willen we een aantal van deze valkuilen aanstippen.

Valkuil 1: Niemand is eigenaar van de data
Bij veel organisaties is de ICT meestal helder ingericht: er is in ieder geval één persoon die een applicatie kan beheren. Er is echter niemand die eigenaar is van de data en dan vooral de structuur daarvan. Want data is niet altijd in maar één applicatie opgeslagen, maar vaak juist verspreid over meerderen. Zo wordt een component zoals een pomp in een 3D-model getekend, middels het ERP-systeem besteld en de activiteiten bij de pomp zitten in de planning. Het gaat hier dan niet om de inhoud die is opgeslagen in een applicatie, die inhoud (informatie) blijft eigendom van het project.

Er is dus bij veel organisaties niemand die er belang bij heeft dat data op een slimme, consistente en complete manier opgeslagen wordt. Hierdoor mist er visie en regie op het verbeteren van de kwaliteit en betrouwbaarheid van data. Op deze manier is het voor projecten niet duidelijk hoe ze om moeten gaan met hun datamangement en is het voor projecten ook elke keer weer een zoeken naar hoe ze de eigen interne data op orde moeten houden. Het op orde hebben van de interne data is echter een randvoorwaarde voor toepassing van slimme applicaties en het digitaal koppelen met externe partijen.

Valkuil 2: Vergeten wordt dat processen ook moeten wijzigen
Het blijft elke keer tegenvallen om een gekochte applicatie ook in de praktijk in gebruik te nemen. Vaak wordt vergeten dat een nieuwe applicatie ook een nieuwe werkwijze met zich meebrengt. Zo werkt een elektrische schroevendraaier ongeveer hetzelfde als een niet-elektrische, met het verschil dat bij de laatste er geen proces nodig is om ervoor te zorgen dat de accu is opgeladen. Bij het automatiseren werkt het niet anders: ingesleten werkwijzen moeten anders worden, extra processen zullen aangeleerd moeten worden. Dit gaat niet vanzelf en is zelfs bij grote wijzigingen onoverzichtelijk voor de uiteindelijke gebruiker die ermee moet gaan werken.

Valkuil 3: Budget is enkel bij projecten beschikbaar
Projecten zijn vaak budgethouders: zij zijn het die het geld verdienen voor de organisatie. Zij weten dan ook het beste wat ze nodig hebben om dat werk te kunnen doen. Echter doet deze gedachte geen recht aan het feit dat de organisatie zelf ook een groter belang heeft dan een project. Een project is eindig en is niet altijd geΓ―nteresseerd in innovatieve, meer risicovolle wijzigingen. Zij worden uiteindelijk ook afgerekend op het geleverde rendement. Grotere project overstijgende ICT en proceswijzigingen zullen dus niet gauw vanuit een project geΓ―nitieerd worden.

Lastig is daarbij dat afdelingen die zelf niet direct geld genereren als enkel overhead worden gezien. Het is ook niet eenvoudig om inzichtelijk te maken welke rendementsverbeteringen behaald worden door digitaliseren. Echter het niet doen geeft wel een achterstand op concurrenten die er wel mee bezig zijn. Want de hoeveelheid data neemt enorm hard toe (en de groei lijkt alleen maar toe te nemen) en is op den duur niet meer handmatig in beheer te houden.

We zien steeds meer partijen in de markt die actief bezig zijn met gedegen datamanagement. We zijn Β bij meerdere marktpartijen al betrokken, als kartrekker of adviseur, bij deze transitie. Daarnaast zijn we sparring partner voor partijen die zich in de oriΓ«ntatie fase bevinden.