Het nut uitleggen van samenwerken in SE tooling

Waarom is het handig om samen te werken in een digitale omgeving zoals Relatics? Wat is het nut en noodzaak. Bij een aantal clusters binnen Rijkswaterstaat zijn wij actief als adviseur GRIP. GRIP is een template dat breed binnen RWS gebruikt wordt voor het informatie managen binnen projecten. Onze inzet is om de functies die relevant zijn voor het betreffende project in te zetten.

Naast het uitleggen van de functionaliteit is ook het aanmoedigen om het zelf te gaan dóen een van de activiteiten die hoort bij de functie van adviseur. We stoppen de nodige energie in het meenemen en dragen van het belang om in een centrale tool samen te werken.

Binnen een van de projecten hebben we zelfs een jaarlijks terugkerende plaats op de lunchsessie-kalender. Afgelopen maand stond GRIP op de planning. Een met een handicapt: een kamer met presentatie mogelijkheid was niet beschikbaar. In plaats van een demonstratie van een proces werd er gekozen voor een actieve sessie. Het hoofddoel: begrijpen dat elke individu een essentiële rol speelt in het succes van het project.

Samen bouwen
Uitgerekend op de World Play Day gingen we aan de slag met het bouwen aan een project. Niet met ongekookte spagetti maar met Lego steentjes. De aanwezige groep collega’s uit de diverse disciplines gingen in gemengde groepjes aan de slag. Samen bouwen aan een sculptuur. Het bouwmateriaal die ieder team uitgereikt kreeg was er evenveel en genoeg voor het bouwwerk. De groepen gingen zich houdend aan de spelregels (grotendeels ;-)) aan de slag. De resultaten? Zie de foto voor het bouwwerk!

GRIP-scorekaart
Het bruggetje naar het bespreken van de GRIP-scorekaart was ook makkelijk gemaakt. In een schaal van Level 1 tot Level 5 worden de diverse processen gescoord. Welke stappen hebben we samen gemaakt in de afgelopen periode: waar is de samenwerking verbeterd en waren liggen hier nog kansen voor. Het gebruik van SE tooling is key voor een succesvol project!

Samenwerken heeft nut
Tijdens de implementatie van GRIP wordt doen we de suggestie wel eens: laten we de Excel licentie afschaffen. Een grap natuurlijk maar een die wel blijft hangen. Het afschaffen van Excel licenties om het gebruik van SE tooling te verhogen gaat nooit het doel halen als het belang van integraal samenwerken verder niet begrepen wordt. Daarom zijn de sessies en de gesprekken met teams binnen een project zo belangrijk.

Energie in jouw project
De feedback die wij krijgen op onze bijdragen in projecten als het gaat om GRIP is positief. Ons enthousiasme en brede kennis van de processen (ook binnen de ON-wereld) wordt gewaardeerd. Wil je sparren over wat wij voor jouw project kunnen betekenen: neem contact met ons op via info@van-loenen.org!

Van Losse Eilanden tot Naadloze Integratie: Een goede voorbereiding bedraagt bij aan het succes!

De afgelopen maanden hebben onze consultants (Matthijs, Mathijs en Martijn) gewerkt aan het realiseren van interfaces. Koppelingen tussen applicaties zijn in opkomst. Een suite of netwerk van applicaties die elkaar versterken en aanvullen, dat is de toekomst.

Wil je het optimale resultaat behalen uit de beoogde integratie van applicaties: zorg dat de basisvereisten op orde zijn. Wij hebben de afgelopen maanden koppelingen gerealiseerd met ArcGIS, Sharepoint, DocBase en RiskChallenger. Ondanks dat de projecten onderling verschillend waren hebben we een shortlist van onderwerpen die vooraf geregeld moeten zijn en zodoende bijdragen aan een succesvol integratie traject.

Check de compatibiliteit: Zijn de systemen die je wilt integreren wel technisch compatibel met elkaar? Dit betekent dat ze gegevens kunnen uitwisselen en communiceren met behulp van gangbare protocollen en formaten. De bekendste zijn: API’s (Application Programming Interfaces) of standaard bestandsindelingen.
Use-cases: Betrokkenheid van de organisatie, de stakeholders, is essentieel. De behoeften en verwachtingen van de betrokkenen kan worden opgenomen in een use-case. Een use-case is een beschrijving van een specifieke interactie of scenario tussen een systeem en een gebruiker of een ander systeem. Een of meer use-cases worden gebruikt voor het ontwerpen en testen van het systeem.
Documentatie: Zorg ervoor dat er gedetailleerde documentatie beschikbaar is voor elk systeem, inclusief API-specificaties, datamodellen en procesbeschrijvingen. Indien meerdere partijen betrokken zijn is een interface agreement een nuttig middel om de integratie te documenteren.
Inventariseer de toegangsrechten en beveiliging: De toegang tot de systemen is vaak goed geregeld. Om vertraging te voorkomen is het nuttig om vooraf te controleren of alle benodigde rechten op de applicaties en bijbehorende servers goed ingesteld staan.
Testomgeving: Het is cruciaal om een aparte testomgeving op te zetten waarin de integratie grondig kan worden getest voordat deze in de productieomgeving wordt geïmplementeerd. Dit minimaliseert het risico dat de applicatie tijdelijk niet juist functioneert als gevolg van het integratie traject.

Indien aan deze top 5 wordt voldaan is er een solide basis voor een succesvolle en efficiënte integratietraject. Ook binnen organisaties waar de IT capaciteit voor dergelijke trajecten schaars is, zijn onze consultants er. Onze consultants zorgen samen met de opdrachtgever voor een grondige voorbereiding en planning.

Wat betreft de risico’s van een integratietraject, draaien we het in dit geval eens om. Heb je wel eens een risico inventarisatie gemaakt voor het niet realiseren van een integratie? We noemen er een aantal die de reden waren voor onze opdrachtgevers om over te gaan tot een (automatische) integratie van applicaties:

Inefficiëntie: Regelmatig worden gegevens nog in verschillende systemen (handmatig) ingevoerd. Dit is niet alleen dubbel werk, het zorgt ook voor vertragingen in bedrijfsprocessen.
Fouten en inconsistentie: Handmatige gegevensinvoer en het ontbreken van automatische gegevensuitwisseling vergroten het risico op fouten en inconsistente gegevens. Dit kan leiden tot besluitvormingsproblemen en verlies van vertrouwen in de gegevens.
Gemiste kansen: Zonder integratie mis je mogelijkheden om waardevolle inzichten uit gegevens te halen. Gegevens zijn verspreid over verschillende systemen, waardoor het moeilijker is om patronen en trends te herkennen.
Hoge operationele kosten: Omdat handmatige taken en gegevensfouten toenemen, kunnen de operationele kosten stijgen. Organisaties moeten meer middelen toewijzen aan corrigerende maatregelen en probleemoplossing.
Verlies van concurrentievermogen: In een snel veranderende zakelijke omgeving is flexibiliteit en snelle reactie op veranderingen essentieel. Zonder integratie kunnen organisaties achterblijven en concurrentievoordeel verliezen.

Maak Je Klaar voor Een Soepele Overgang!

Vergeet niet de essentiële voorbereidingen te treffen die we hebben besproken en zorg ervoor dat je team volledig op de hoogte is. Als je vragen of hulp nodig hebt bij het plannen van je integratie, staan we altijd klaar om je te ondersteunen. Samen kunnen we ervoor zorgen dat je integratietraject een succes wordt. Lees hier meer over onze diensten. Neem vandaag nog contact met ons op en laten we aan de slag gaan!

Power Automate. Ook in onze gereedschapskist.

De trend van automatiseren van werkstromen tussen applicaties zet zich door. Recent hebben we Microsoft Power Automate ingezet in combinatie met Relatics.

Voor een groot aantal gebruikers van de projectomgeving is doorgaans geen automatisme om dagelijks de Relatics applicatie pro-actief te openen om te zien of er acties of taken klaar staan.
Vanuit onze opdrachtgever kwam de wens om deze acties pro-actief te mailen naar de betreffende gebruiker. De randvoorwaarde was dat daarvoor de Microsoft tool Power Automate voor wordt gebruikt.

Onze information developers zijn aan de slag gegaan. De combinatie van documentatie en vakmanschap zorgde voor een mooie oplossing. Net zo makkelijk.

Herken jij je in deze wens? Wil je ook graag software, applicaties met elkaar verbinden? Diverse tools zijn beschikbaar om dit te realiseren. Onze information developers doen niets liever dan jouw wens vertalen naar een mooie, werkende oplossing. Vraag Beatrix via 06 24 123 072 om een afspraak te plannen.

Wij zetten de gang erin!

Onze Relatics consultants zijn gespecialiseerd om in bestaande omgevingen (Relatics versie 5) een facelift te realiseren. Een facelift die in dit geval zorgt voor een imagoverbetering van de applicatie.

Logisch misschien, maar vaak zijn het de complexe omgevingen waarin wij de meeste voortgang kunnen boeken. Door de tijd zijn er vaak diverse uitbreidingen op het model uitgevoerd en zorgt dat uiteindelijk voor een trager werkend systeem.

Afgelopen week hebben we een verbetering doorgevoerd die voor een significante verbetering zorgt.
Het was dit keer geen overzichtpagina die diverse datavelden combineerde.

Voor het aanmaken van componenten van een complexe installatie is er een optimalisatie gemaakt die het proces heeft versneld van 25 seconden naar minder dan 3 seconden.
De acties die deze functie verstouwd zijn er veel. In hoofdlijnen komt het erop neer dat op basis van de een bibliotheek (andere workspace) wordt geraadpleegd en er op basis van het component type zowel componenten als de bijbehorende eigenschappen worden aangemaakt.

Door het opnemen van ‘business rules’ in een functie versnel je niet alleen het proces (minder clicks voor de eindgebruiker) maar voorkom je ook vervelende fouten (componenten en/of eigenschappen vergeten).

Op dit moment wordt er vanuit Relatics gewerkt aan de volgende versie: Relatics versie 6. Ben je benieuwd hoe deze versie jou gaat ondersteunen in je processen? Heb je behoefte aan expertise die je hierbij ondersteund? Neem contact met op met onze experts via +31 (0)79 30 20 000 of stuur je verzoek naar info@van-loenen.org.

Tenderen alsof je de opdracht al binnen hebt!

Wanneer past je opdracht binnen je portfolio? Wat zijn de risico’s aan deze tender?
Soms komt de opdrachtgever tot het oordeel dat er niet wordt overgedaan tot het doen van een aanbieding. Als alle seinen op groen staan dan gaan we voor de volle 100% voor de winst!

Zodra de inschrijvende opdrachtgever heeft beoordeeld dat de opdracht haalbaar is wordt er vaak contact opgenomen met de consultants en support afdeling. Afhankelijk van de behoefte kunnen we ondersteuning bieden in de vorm van junior dan wel senior Systems Engineers.

Wij ontzorgen op diverse terreinen:
1. Beschikbare tender documentatie nemen we door vanuit onze ervaring op het gebied van systemen, objecten en functies. Zien wij hiaten of “dubbelzinnige” stukken? Dan geven we dit aan!
2. Daarnaast zorgen we ervoor dat er een projectstructuur wordt opgebouwd in het informatiesysteem (vaak Relatics) die staat als een huis. De investering in deze opzet en het overzetten van de informatie vanuit de documenten gaat vaak voor de baten uit

Wij zorgen voor structuur door de inzet van technieken uit de Systems Engineering.
Daarnaast doen we vierkantscontroles om te zorgen dat we compleet zijn: zowel in het verwerken van de tender documentatie als in het opleveren van de producten en ontwerpen.

Tenderwerk is teamsport. We zijn gewend om nauw samen te werken met de diverse disciplines die betrokken zijn bij het succesvol inschrijven. Denk daarbij aan EVMI schrijvers, kwaliteitscoördinator en risicoadviseurs.

Een applicatie waarin wij gewend zijn te werken is Relatics. Diverse Relatics templates hebben we custom made voor opdrachtgevers ontwikkeld en hebben we nu in beheer. We hebben ook een template beschikbaar voor Opdrachtnemers die hierin willen groeien.

Meer weten over onze producten en diensten? Stuur dan een bericht of neem telefonisch contact op.

Relatics gebruikers helpen het inrichten en ontzorgen, dat geeft een kick!

Systems engineer, waarom doe je dat eigenlijk en welke vraagstukken kom je allemaal tegen? Dat legt mijn collega Gert-Jan Kooyman van Guldener je graag uit: “Bij Van Loenen Consultancy ben ik voor onze klanten dé Relatics vraagbaak. Een geweldig programma, maar haal je er echt alles uit? Gebruik je het wel efficiënt en effectief? Geregeld haal ik zomaar een flink aantal invoerstappen uit de ingerichte omgevingen. Daar wordt iedereen blij van.” En dat is nog maar het begin, laten we snel verder kijken hoe Gert-Jan de Relatics gebruikers verder helpt.

Verder lezen

ObjectTypeLibrary

De afgelopen maanden is Martijn van Loenen non-stop bezig geweest met het ontwikkelen en implementeren van bibliotheken. In gesprekken met opdrachtgevers wordt er gezocht naar een invulling van de behoefte. Als je de behoefte van de verschillende opdrachtgevers naast elkaar zet zie je overeenkomsten in de beoogde functionaliteit.

Het zijn vaak de ingenieurs binnen de ingenieursafdeling van een overheidsinstelling (gemeente, provincie of waterschap) die zoeken naar een manier om hun werk effectiever en efficiënter te kunnen doen. Het middel waarnaar gegrepen wordt is het structureren, organiseren van data: structure your knowledge!

Verder lezen

Van doelstellingen naar spullen

Hoe kom je van “doelstellingen aan een product” tot de ‘spullen’ die het waar moeten maken.
Vanmorgen vroeg was het bepaald geen benen-op-de-tafel sessie. Aan een groep doorgewinterde engineers uitleggen hoe je met behulp van vaste structuren dit kunt bereiken.

Het is een feit dat het opbouwen van dit soort structuren effort kost. Er was in de groep echter ook genoeg ervaring dat het achteraf moeten uitzoeken waarom bepaalde keuzes gemaakt zijn ook veel effort kost en misschien ook nog wel eens zonder resultaat.
Onze aanpak is gericht om duurzame structuren op te bouwen. Voor een nieuwe opdracht kan weer gebruikt worden van de bestaande basis. Wellicht kent die nieuwe opdracht andere doelstellingen waarvoor meer, minder of nog nooit eerder toegepaste functionaliteit gewenst is.

Verder lezen

Assetmanagement binnen TOPdesk?

Volgende week gaan we met een van onze projecten een nieuwe fase in. Vorig jaar zijn we begonnen als kwartiermaker VIS (Vastgoed Informatie Systeem) binnen een gemeentelijke organisatie. In ons plan van aanpak hebben we beschreven hoe we door middel van een aantal methoden tot een Programma van Eisen zouden komen voor het te introduceren systeem. Er was een (online) klik en we zijn samen gestart.

Verder lezen

Leaflet maakt het werken met interactieve maps bereikbaar voor iedereen

Tijdens de kerstvakantie waren de VLC Knowledge Dagen. Tijdens deze dagen hebben we onder andere een aantal testen gedaan met Leaflet. We hebben deze open source oplossing geïntegreerd in Relatics. Eerder deze week hebben we tijdens een overleg met stevige kerngebruikers, de eerste resultaten voor het eerst laten zien. Leaflet lijkt het antwoord, de aanvulling die gezocht werd om ook andere processen binnen Relatics te gaan inrichten. De enthousiaste, creatieve reacties werken aanstekelijk! De komende weken gaan we aan de slag om deze app verder te integreren en in te zetten. Graag bieden we Leaflet aan als oplossing voor GIS gerelateerde vraagstukken.