Een goed beheerde bibliotheek begint met een sterk informatiemodel – zonder dat model raak je al snel de controle kwijt over je data. Denk aan een projectomgeving als een werkplaats: snel, dynamisch, maar vaak ook chaotisch. Een bibliotheek daarentegen is als een magazijn: gestructureerd, georganiseerd en klaar voor hergebruik. Dit hebben we uitvoerig besproken in het eerste blog uit de serie ‘Bibliotheken en projecten – het magazijn en de werkplaats’.
Nu gaan we een stap verder en duiken we in de vraag: hoe kun je je data efficiënt beheren en toekomstbestendig maken zodat je er op de lange termijn steeds meer waarde uit kunt halen? In dit artikel ontdek je hoe een goed informatiemodel de basis legt voor een perfect georganiseerde bibliotheek, zodat je data altijd herbruikbaar en waardevol blijft.
Wat is een informatiemodel?
Eerst even de basis: een informatiemodel is de blauwdruk die vastlegt hoe data wordt georganiseerd en beheerd binnen een bibliotheekomgeving. In een goed informatiemodel bepaal je hoe informatie wordt gestructureerd, gecategoriseerd en toegankelijk blijft, zodat deze niet alleen nuttig is in het hier en nu, maar ook voor toekomstige projecten. Een magazijn is alleen effectief als alles op een vaste plek ligt en volgens duidelijke regels is ingedeeld. Dus net als een bibliotheek waarin informatie consistent en herbruikbaar moet zijn. Een goed informatiemodel biedt een raamwerk dat zorgt voor toegankelijkheid, betrouwbaarheid en duurzaamheid van je data. Maar waarom is dat van belang?
Waarom een solide informatiemodel belangrijk is
In een projectomgeving, vergelijk het met de ‘werkplaats’, is alles gericht op snelheid en resultaat. Data is vaak van tijdelijke aard en specifiek voor het project. Maar in een bibliotheek, vergelijkbaar met een ‘magazijn’, is het doel juist om data overzichtelijk te bewaren met focus op gebruik voor de langere termijn. Een goed informatiemodel helpt om chaos te voorkomen, zorgt voor consistente opslag en voorkomt dat waardevolle informatie verloren gaat. Het model geeft de structuur om data niet alleen op te slaan, maar ook altijd te kunnen vinden en begrijpen.
Een sterk informatiemodel helpt deze scheiding te behouden door data gestructureerd op te slaan in de bibliotheek, waardoor het duurzaam beschikbaar blijft voor toekomstige projecten, net zoals een goed beheerd magazijn dat doet voor essentiële materialen. Maar ook om georganiseerd aanpassingen aan de data in de bibliotheek door te voeren, zodat deze mee blijft bewegen met de behoeften die projecten hebben zonder dat andere projecten daar last van ondervinden.
Top 3 voordelen van een informatiemodel
Laten we de voordelen van een goed gebouwd informatiemodel opsommen:
Herbruikbare data
Een slim ontwikkeld systeem van bibliotheek en project maakt data vindbaar en toepasbaar in nieuwe projecten.
Samenwerking verbeteren
Een duidelijke structuur zorgt ervoor dat iedereen binnen de organisatie dezelfde ’taal’ spreekt als het gaat om data.
Foutreductie
Een informatiemodel voorkomt dat gegevens worden verkeerd geïnterpreteerd of verloren raken.
Hoe een effectief informatiemodel eruit moet zien
Net zoals een magazijn georganiseerd moet zijn, moet een informatiemodel ook duidelijke kaders bieden. De volgende elementen helpen je een effectief informatiemodel op te bouwen voor je bibliotheek:
1. Data-entiteiten en -attributen
In een magazijn kun je items ordenen op soort, formaat of functie. Zo begint een informatiemodel met het aanwijzen van data-entiteiten, zoals documenten, metadata en projectinformatie. Voor elke entiteit worden attributen vastgelegd, zoals naam, datum, auteur en relevante trefwoorden. Deze indeling zorgt ervoor dat informatie consistent en eenvoudig terug te vinden is, net zoals een magazijn waarin alles een vaste plek heeft.
2. Relaties tussen data
In een goed informatiemodel is het niet genoeg om data simpelweg op te slaan; de relaties tussen verschillende stukken informatie moeten ook vastgelegd worden. Bijvoorbeeld: een document kan gelinkt zijn aan een project, een rapport, of een bepaald proces. Deze verbindingen geven context en maken het mogelijk om data in een bredere context te zien. Net zoals een magazijn dat efficiënter werkt als alle gerelateerde materialen dichtbij elkaar liggen, wordt een bibliotheek overzichtelijker door relevante informatie aan elkaar te koppelen.
3. Metadata en classificatie
Metadata is cruciaal in een informatiemodel. Het bevat informatie over de data zelf, zoals auteur, datum, status en versies. Metadata maakt je ‘magazijn’ overzichtelijk, zodat je snel kunt vinden wat je zoekt. Classificatie voegt hier een extra laag aan toe: door data te categoriseren op basis van onderwerp of type, creëer je een logisch systeem voor het doorzoeken van grote hoeveelheden informatie.
4. Versiebeheer
Een magazijn moet ook kunnen doorontwikkelen; verouderde items moeten worden vervangen door nieuwe versies. Net zo is versiebeheer essentieel in een informatiemodel. Projectdata verandert voortdurend, en versiebeheer helpt om wijzigingen bij te houden en terug te kijken naar eerdere versies als dat nodig is. Dit voorkomt verwarring en garandeert dat je altijd de juiste informatie bij de hand hebt, net als een magazijn waarin items nauwkeurig zijn geëtiketteerd en bijgehouden.
5. Toegangsrechten, beveiliging met normering als puntje op de ‘i’
Niet iedereen heeft toegang tot alle onderdelen van een magazijn. Dit geldt ook voor een bibliotheek: toegangsrechten bepalen wie bepaalde data mag bekijken, bewerken of verwijderen. Door duidelijke rechten en beveiliging in je informatiemodel op te nemen, bescherm je gevoelige informatie en voorkom je dat data verloren gaat of per ongeluk wordt aangepast.
Om deze processen verder te verbeteren, het puntje op de ‘i’, kunnen normen zoals ISO 27001 en ISO 9001 je helpen. ISO 27001 biedt richtlijnen voor het beveiligen van informatie, terwijl ISO 9001 ondersteunt bij het organiseren en beheren van kwaliteitsdocumenten. Door je organisatie klaar te maken voor deze normen, versterk je zowel de toegankelijkheid als de beveiliging van je databeheer.
6. Onderhoud en Updates
Een informatiemodel vereist net als een magazijn regelmatig onderhoud. Periodieke evaluaties zorgen ervoor dat het model nog steeds aansluit bij de huidige behoeften van de organisatie. Door het model up-to-date te houden, blijft data relevant en bruikbaar, zelfs wanneer de organisatie of technologie verandert.
Wat zo’n informatiemodel je oplevert in tijd en geld
Een slim informatiemodel maakt het beheren van data niet alleen eenvoudiger, maar levert direct besparingen op. Volgens McKinsey besparen organisaties met goed gestructureerde informatiesystemen tot wel 30% aan tijd die anders verloren gaat aan zoeken en organiseren van data. Met een robuust model is informatie altijd vindbaar en herbruikbaar, wat de productiviteit aanzienlijk verhoogt (McKinsey & Company, 2012).
IDC schat zelfs dat kenniswerkers dagelijks tot 2,5 uur kwijt zijn aan het zoeken naar informatie, tijd die door een sterk informatiemodel met 50% verminderd kan worden. Voor een team van 100 mensen levert dat jaarlijks duizenden uren op, die je direct kunt inzetten voor belangrijker werk (IDC, 2014).
En dan de kosten: slechte datakwaliteit kan wel 20% van de operationele uitgaven opslokken, zegt Gartner. Met een goed informatiemodel voorkom je dubbele data, fouten, en correctiekosten, wat je operationele kosten flink drukt (Gartner, 2020).
Benieuwd hoe een goed informatiemodel jouw organisatie efficiënter en winstgevender kan maken? Volg dan onze hele serie ‘Bibliotheken en projecten – het magazijn en de werkplaats’: https://van-loenen.org/%f0%9f%93%81-start-van-onze-zesdelige-serie-bibliotheken-en-projecten-het-magazijn-en-de-werkplaats/
